Verfahrensdokumentation (GoBD) – Ihre gesetzliche Pflichtaufgabe, Ihre Risiken und die Plus Advise Services.

Mit den GoBD hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zusammengefasst, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an die DV-gestützte Buchführung sowie die Aufbewahrung und Bereitstellung steuerrechtlich relevanter Daten zu stellen sind (ehem. GoBS/GDPdU). Da künftig insbesondere aussagekräftige Verfahrensdokumentationen verlangt werden, besteht derzeit erhöhter Handlungsbedarf in Unternehmen.

Wir helfen Ihnen bei der Erstellung der gesetzlich geforderten Verfahrensdokumentation:
Archivierung, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit, Zeitnahe Ablage, Datenintegrität.

Diese Themen sind Teil der Verfahrensdokumentation, die vom Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung erläutert und historisch belegt werden müssen.

Betriebsprüfer sind von der Finanzdirektion angehalten, bei zukünftigen Prüfungen stets nach einer vorliegenden Verfahrensdokumentation zu fragen.
Liegt eine Dokumentation nicht vor, ist dies als Mangel der Buchhaltungspflicht zu werten und kann zu steuerlichen Hinzuschätzungen führen.

„Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“ (Neufassung der GoBD datiert auf den 11.7.2019, Bundesministerium für Finanzen)

Unsere Beratungsleistungen

Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Warum ist eine Verfahrensdokumentation für Sie unerläßlich?

In der Verfahrensdokumentation müssen die gesamten organisatorischen und technischen Prozesse beschrieben werden, wie steuerlich relevante Daten und Unterlagen (Belege und Dokumente) in einem Unternehmen nach den Vorgaben von HGB, AO und GoBD erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein (Rz. 152 GoBD):

Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen ersichtlich sein.
Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, schlüssig und verständlich sein.
Verfahren und Verfahrensdokumentation müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einander entsprechen, d. h. die Verfahrensdokumentation muss ggf. angepasst und historisiert werden.

Für welche Sachverhalte ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich?

1. Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Die Verfahrensdokumentation zur reinen Belegablage unterstützt Sie dabei, eine Ablage einzurichten, die den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit entspricht.

Dies gilt für Belege, die

  • originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden,
  • originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden und gescannt (digitalisiert, das Original nicht vernichtet wird) werden bzw.
  • in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden.

Zum Vernichten der digitalisierten Belege reicht die Verfahrensdokumentation zur Belegablage nicht aus. Hier ist die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erforderlich.

 

2. Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen

Durch das Ersetzende Scannen müssen Sie originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren.
Ihr Vorteil: eine schlankere Ablage unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten.

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen

  • Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind
  • Archivierungssoftware, für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist, wie etwa DATEV Unternehmen online

 

3. Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung

Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventionellen oder IT-gestützten Kassenführung. Darüber hinaus ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme wesentliche Voraussetzung für die Prüfbarkeit (§ 145 Abs.1 S.1 AO) bei steuerlichen Betriebsprüfungen. Unternehmen sind verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen verändert werden (Grundsatz der Unveränderbarkeit §146 Abs.4 AO).

In der allgemeinen Beschreibung mussausgeführt werden, unter welchen Rahmenbedingungen und in welchem unternehmerischen Umfeld die relevanten IT-Systemeangewendet werden. So sind das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche kurz zu beschreiben, ebenso der Wirtschaftsbereich, in dem es tätig ist, und wie der Gewinn ermittelt wird (Bilanzierung oder EÜR). Gibt es Besonderheiten – beispielsweise bei der Bilanzierung (besondere Anforderungen an das Archiv bei Ärzten usw.) –, so sind auch diese zu nennen.

Neben der allgemeinen Beschreibung sind folgende Bereiche u. a. darzulegen:

  • Darstellung des Datenwegs
  • Regeln für den Datenaustausch
  • Schnittstellenbeschreibung
  • Eingesetzte Hardware
  • Eingesetzte Software

Die Verfahrensdokumentation sollte in geschlossenen Dokumenten mit aussagekräftigem Inhaltsverzeichnis erfolgen.

In der Praxis hat es sich dabei bewährt, sie in ein sogenanntes Masterfile und einen Anhang aufzuteilen. Das Masterfile enthält die Beschreibungen der wesentlichen Prozesse, orientiert an den Hauptpunkten.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Worum es für Sie geht:

Die Finanzverwaltung möchte zukünftig gerade im digitalen Zeitalter weniger in Einzelrechnungsprüfungen verweilen, sondern vielmehr die Systeme verstehen, mit denen Sie arbeiten. Diese Systeme müssen revisionssicher sein.

So wird in der Verfahrensdokumentation bespielsweise beschrieben, wie Ihre Rechnungserstellung mit Hilfe der Software funktioniert oder wie die Aufzeichnungen in Ihrer digitalen Kassen festgeschrieben werden.

Wir bieten Ihnen dazu auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Produkte an:

Verfahrensdokumentation „Kasse“
Dokumentation für bargeldintensive Geschäfte, Aufzeichnung des Kassenprozesses z.B. für die Kassennachschau gem. KassenSichV. Verfahrensdokumentation Kasse für mittelständische Betriebe bis 10 Mitarbeiter,
klassische Struktur: 550,- EUR pauschal (netto)

Verfahrensdokumentation „Fiskal“
Dokumentation zur Vorlage bei Betriebsprüfungen der Finanzverwaltung nach Mindestvorgaben (Pflicht) für mittelständische Betriebe bis 10 Mitarbeiter, klassische Struktur: 700,- EUR pauschal (netto)

Verfahrensdokumentation „Kombi“ (Fiskal + Kasse)
Individuelle Dokumentation für weitere Prozessstrukturen des Unternehmens als „Prozesshandbuch“
für mittelständische Betriebe bis 10 Mitarbeiter: 1050,- EUR pauschal (netto)

Verfahrensdokumentation „Individuell“
Individuelle Dokumentation für weitere Prozessstrukturen des Unternehmens als „Prozesshandbuch“ für mittlere und größere Betriebe nach individuellen Anforderungen
Nach Angebot

Sie schreiben noch Rechnungen mit Word oder Excel? Sie haben noch kein E-Mail Archivierungsprogramm? Im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation zeigen wir Ihnen zusätzlich Lösungen auf, wie Sie im digitalen Zeitalter revisionssicher arbeiten können, ohne Lücken bei den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung befürchten zu müssen.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.